Gerenciar o tempo de forma eficaz é crucial para contadores, especialmente em períodos de alta demanda. A seguir, apresento dicas de gerenciamento de tempo, acompanhadas de exemplos práticos que podem ser aplicados no dia a dia.
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Priorize Tarefas Críticas
Dica: Comece o dia identificando as tarefas mais urgentes e importantes.
Exemplo Prático: Suponha que você tenha que entregar um relatório financeiro detalhado até o final do dia e também precisa responder a e-mails de clientes. Use a Matriz de Eisenhower para classificar essas tarefas. O relatório, sendo urgente e importante, deve ser sua prioridade. Reserve as primeiras horas do dia, quando você está mais concentrado, para trabalhar no relatório. Os e-mails, que são importantes, mas não tão urgentes, podem ser respondidos posteriormente, após o envio do relatório.
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Use a Tecnologia a Seu Favor
Dica: Automação de processos financeiros pode economizar tempo.
Exemplo Prático: Se você costuma gastar muito tempo fazendo reconciliações bancárias, contas a pagar, a receber, então considere a implementação de um software financeiro que faça isso automaticamente. Um exemplo seria utilizar o Omie, que permite importar dados bancários e realizar reconciliações de forma automática, economizando horas de trabalho manual e minimizando o risco de erros humanos.
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Estabeleça Rotinas Diárias
Dica: Crie uma rotina bem definida para manter o foco.
Exemplo Prático: Digamos que você recebe uma grande quantidade de documentos fiscais ao longo do dia. Estabeleça horários fixos para revisar e organizar esses documentos, como, por exemplo, dedicar as primeiras duas horas da manhã para verificar todas as notas fiscais recebidas no dia anterior. Isso ajuda a manter os arquivos sempre atualizados e evita acúmulos.
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Delegue Tarefas Quando Possível
Dica: Delegue tarefas para liberar seu tempo para atividades estratégicas.
Exemplo Prático: Se você passa muito tempo fazendo lançamentos contábeis básicos, considere delegar essa tarefa para um assistente contábil ou use a terceirização desses serviços. Isso permite que você concentre seu tempo em análises financeiras detalhadas ou em reuniões com clientes, aumentando a qualidade do seu trabalho e agregando mais valor ao serviço prestado.
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Pratique a Técnica Pomodoro
Dica: Utilize intervalos curtos para manter a produtividade.
Exemplo Prático: Imagine que você está analisando um balanço patrimonial complexo. Divida essa tarefa em segmentos de 25 minutos usando a Técnica Pomodoro. Trabalhe intensamente durante esses períodos e, em seguida, faça uma pausa de 5 minutos para relaxar. Depois de quatro ciclos, faça uma pausa mais longa. Isso evita a fadiga mental e mantém seu nível de concentração elevado.
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Evite Multitarefas
Dica: Concentre-se em uma tarefa por vez para evitar erros e aumentar a eficiência.
Exemplo Prático: Se você está finalizando uma planilha de fechamento contábil, evite atender ligações ou responder a mensagens ao mesmo tempo. Concentre-se totalmente na planilha até completá-la. Uma vez concluída, você pode então dedicar um tempo específico para retornar as chamadas e responder às mensagens. Isso garante que a planilha seja finalizada corretamente e sem erros.
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Faça Revisões Semanais
Dica: Revise a semana para identificar gargalos e planejar a próxima.
Exemplo Prático: Reserve uma hora na sexta-feira à tarde para revisar o que foi realizado durante a semana. Por exemplo, se você percebe que gastou muito tempo lidando com questões tributárias de um cliente específico, você pode planejar uma estratégia para resolver essas questões de forma mais eficiente na semana seguinte, talvez através de uma consulta extra com o cliente ou reorganizando suas prioridades.
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Mantenha a Documentação Organizada
Dica: Documentos organizados economizam tempo e evitam problemas.
Exemplo Prático: Considere o uso de um sistema de arquivamento digital, como o Google Drive ou o OneDrive, para organizar e acessar rapidamente todos os documentos fiscais e contábeis de seus clientes. Crie pastas nomeadas de forma clara e defina um padrão para nomeação de arquivos, como “Ano-Mês-Cliente-Nome do Documento”, para facilitar a busca e reduzir o tempo gasto procurando documentos específicos.
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Gerencie as Interrupções
Dica: Defina períodos de trabalho ininterrupto para maximizar a produtividade.
Exemplo Prático: Se você precisa trabalhar em uma análise detalhada de um fluxo de caixa, informe à sua equipe que, durante as próximas duas horas, você não estará disponível para reuniões ou consultas, exceto em casos de urgência. Isso permite que você se concentre completamente na tarefa sem interrupções, aumentando a qualidade do trabalho e reduzindo o tempo necessário para finalizá-lo.
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Invista em Capacitação
Dica: Mantenha-se atualizado para evitar retrabalhos e economizar tempo.
Exemplo Prático: Participe de um curso online sobre as novas normas de IFRS (Normas Internacionais de Relatórios Financeiros). Ao estar atualizado com as últimas mudanças, você evita erros ao preparar demonstrações financeiras e reduz o tempo gasto corrigindo informações que não estão de acordo com as novas exigências.
Essas dicas, aplicadas no cotidiano, podem transformar a maneira como você gerencia seu tempo e suas tarefas, levando a uma maior eficiência e menos estresse no trabalho contábil.
Conte com a Five Works para ajudar nesse processo!