O fechamento fiscal mensal é uma das atividades mais críticas em um escritório de contabilidade. Organizar corretamente as etapas desse processo, utilizando a tecnologia a seu favor, pode trazer ganhos significativos de eficiência, redução de erros e cumprimento dos prazos fiscais. Neste artigo, vamos apresentar como o fechamento fiscal pode ser estruturado de maneira prática, usando dois sistemas amplamente utilizados no mercado contábil: Domínio Sistemas e Sieg.

Nosso foco será explorar uma rotina fiscal passo a passo, mostrando como essas ferramentas se integram e contribuem para otimizar os processos do setor fiscal.

1. Cadastro e Configuração Inicial dos Clientes

Domínio Sistemas:

• Realizar o cadastro completo de cada cliente, incluindo informações como CNPJ, CNAE, regime tributário (Simples Nacional ou Lucro Presumido), entre outros dados fiscais importantes.
• Configurar o regime tributário e definir a periodicidade de apuração dos impostos (mensal, trimestral).
• Estabelecer parâmetros como tipo de retenções, base de cálculo e CFOP (Códigos Fiscais de Operações e Prestações), assegurando que o sistema estará preparado para lidar com as especificidades de cada cliente.

Sieg:

• Configurar a integração para importar automaticamente os XMLs das notas fiscais eletrônicas (NF-e) e de serviços (NFS-e) de entrada e saída dos clientes.
• Automatizar a busca de notas fiscais via Web Service, capturando dados diretamente das prefeituras e da SEFAZ, evitando perdas de documentos fiscais importantes.

2. Coleta e Importação de Documentos Fiscais

Sieg:

• Importar automaticamente os arquivos XML das notas fiscais, centralizando todas as notas emitidas e recebidas pelos clientes.
• Realizar a conciliação automática das notas com os extratos bancários e de caixa, verificando a integridade das informações.

Domínio Sistemas:

• Após a importação via Sieg, utilizar o Domínio para integrar as notas fiscais no sistema, garantindo que as informações já estejam classificadas conforme os parâmetros estabelecidos.

3. Lançamento e Classificação Fiscal

Domínio Sistemas:

• As notas fiscais importadas são automaticamente classificadas com base nos parâmetros configurados, facilitando o lançamento de compras, vendas, serviços tomados e prestados.
• Classificar as notas conforme a operação (venda, compra, prestação de serviço) e CFOP, de acordo com as regras tributárias do Simples Nacional e Lucro Presumido.

Sieg:

• Conferir e ajustar, quando necessário, as classificações automáticas, garantindo que cada nota esteja corretamente categorizada para fins fiscais.

4. Apuração dos Tributos

Simples Nacional (Domínio Sistemas):

• Realizar a apuração mensal unificada dos tributos como IRPJ, CSLL, COFINS, PIS, ISS e ICMS.
• Gerar automaticamente o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).

Lucro Presumido (Domínio Sistemas):

• Apurar tributos federais (PIS, COFINS, IRPJ e CSLL) trimestralmente ou mensalmente, conforme o regime de caixa ou competência.
• Calcular o ICMS (no caso de empresas do comércio) e o ISS (para prestação de serviços), de acordo com a legislação vigente.

5. Emissão e Controle de Guias

Domínio Sistemas:

• Gerar automaticamente as guias de recolhimento dos tributos apurados (DAS, ICMS, ISS, PIS, COFINS, IRPJ e CSLL).
• Monitorar os prazos de vencimento das guias, garantindo que sejam enviadas aos clientes dentro do período correto para evitar penalidades.

Sieg:

• Gerar relatórios que cruzam as informações fiscais e os documentos de pagamento, garantindo que não haja divergências ou erros no processo de emissão de guias.

6. Entrega de Obrigações Acessórias

Domínio Sistemas:

• Preparar e enviar mensalmente as obrigações acessórias para os clientes do Lucro Presumido, como EFD ICMS/IPI, EFD Contribuições e DCTF.
• No Simples Nacional, realizar a entrega anual da DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais).
• Cumprir as demais obrigações acessórias exigidas, como DIRF e e-Social, quando aplicáveis.

7. Monitoramento de Conformidade

Sieg:

• Monitorar a situação fiscal dos clientes em tempo real, verificando possíveis pendências fiscais, débitos em aberto e inconsistências com a Receita Federal, fiscos estaduais e municipais.

Domínio Sistemas:

• Gerar relatórios periódicos para análise fiscal e contábil, possibilitando uma visão detalhada da carga tributária e identificando oportunidades para ajustes, sempre dentro da conformidade legal.

8. Consultoria e Revisão

Domínio Sistemas:

• Utilizar os relatórios gerados para oferecer consultoria fiscal aos clientes, auxiliando na otimização de processos fiscais e na redução de passivos tributários.

Sieg:

• Analisar as notas fiscais para identificar possíveis erros, como a aplicação incorreta de alíquotas ou categorias fiscais, corrigindo esses problemas antes do envio das obrigações fiscais.

9. Fechamento e Arquivamento

Domínio Sistemas e Sieg:

• Realizar o fechamento mensal do setor fiscal, organizando e arquivando as guias, relatórios e XMLs conforme as exigências legais de armazenamento digital, garantindo conformidade para auditorias futuras e segurança fiscal.

A eficiência no setor fiscal é essencial para o bom funcionamento de um escritório de contabilidade, e a tecnologia desempenha um papel crucial nesse processo. Com o uso de sistemas como Domínio e Sieg, o escritório não só ganha em agilidade, como também reduz o risco de erros e aumenta a satisfação dos clientes. Ao seguir um fluxo de trabalho bem estruturado e apoiado por ferramentas tecnológicas, você poderá otimizar o tempo e aumentar a capacidade do seu escritório, proporcionando resultados melhores para você e seus clientes.

Na Five Works, contamos com a melhor tecnologia do mercado e uma equipe de profissionais altamente capacitados para apoiar o seu escritório de contabilidade em cada etapa do processo fiscal. Estamos prontos para oferecer soluções que garantem mais eficiência, segurança e tranquilidade no seu dia a dia. Deixe-nos cuidar da parte operacional, para que você possa focar no que realmente importa: o crescimento e sucesso do seu negócio.