O fechamento fiscal mensal é uma das atividades mais críticas em um escritório de contabilidade. Organizar corretamente as etapas desse processo, utilizando a tecnologia a seu favor, pode trazer ganhos significativos de eficiência, redução de erros e cumprimento dos prazos fiscais. Neste artigo, vamos apresentar como o fechamento fiscal pode ser estruturado de maneira prática, usando dois sistemas amplamente utilizados no mercado contábil: Domínio Sistemas e Sieg.
Nosso foco será explorar uma rotina fiscal passo a passo, mostrando como essas ferramentas se integram e contribuem para otimizar os processos do setor fiscal.
-
Cadastro e Configuração Inicial dos Clientes
Domínio Sistemas:
- Realizar o cadastro completo de cada cliente, incluindo informações como CNPJ, CNAE, regime tributário (Simples Nacional ou Lucro Presumido), entre outros dados fiscais importantes.
- Configurar o regime tributário e definir a periodicidade de apuração dos impostos (mensal, trimestral).
- Estabelecer parâmetros como tipo de retenções, base de cálculo e CFOP (Códigos Fiscais de Operações e Prestações), assegurando que o sistema estará preparado para lidar com as especificidades de cada cliente.
Sieg:
- Configurar a integração para importar automaticamente os XMLs das notas fiscais eletrônicas (NF-e) e de serviços (NFS-e) de entrada e saída dos clientes.
- Automatizar a busca de notas fiscais via Web Service, capturando dados diretamente das prefeituras e da SEFAZ, evitando perdas de documentos fiscais importantes.
-
Coleta e Importação de Documentos Fiscais
Sieg:
- Importar automaticamente os arquivos XML das notas fiscais, centralizando todas as notas emitidas e recebidas pelos clientes.
- Realizar a conciliação automática das notas com os extratos bancários e de caixa, verificando a integridade das informações.
Domínio Sistemas:
- Após a importação via Sieg, utilizar o Domínio para integrar as notas fiscais no sistema, garantindo que as informações já estejam classificadas conforme os parâmetros estabelecidos.
-
Lançamento e Classificação Fiscal
Domínio Sistemas:
- As notas fiscais importadas são automaticamente classificadas com base nos parâmetros configurados, facilitando o lançamento de compras, vendas, serviços tomados e prestados.
- Classificar as notas conforme a operação (venda, compra, prestação de serviço) e CFOP, de acordo com as regras tributárias do Simples Nacional e Lucro Presumido.
Sieg:
- Conferir e ajustar, quando necessário, as classificações automáticas, garantindo que cada nota esteja corretamente categorizada para fins fiscais.
-
Apuração dos Tributos
Simples Nacional (Domínio Sistemas):
- Realizar a apuração mensal unificada dos tributos como IRPJ, CSLL, COFINS, PIS, ISS e ICMS.
- Gerar automaticamente o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).
Lucro Presumido (Domínio Sistemas):
- Apurar tributos federais (PIS, COFINS, IRPJ e CSLL) trimestralmente ou mensalmente, conforme o regime de caixa ou competência.
- Calcular o ICMS (no caso de empresas do comércio) e o ISS (para prestação de serviços), de acordo com a legislação vigente.
-
Emissão e Controle de Guias
Domínio Sistemas:
- Gerar automaticamente as guias de recolhimento dos tributos apurados (DAS, ICMS, ISS, PIS, COFINS, IRPJ e CSLL).
- Monitorar os prazos de vencimento das guias, garantindo que sejam enviadas aos clientes dentro do período correto para evitar penalidades.
Sieg:
- Gerar relatórios que cruzam as informações fiscais e os documentos de pagamento, garantindo que não haja divergências ou erros no processo de emissão de guias.
-
Entrega de Obrigações Acessórias
Domínio Sistemas:
- Preparar e enviar mensalmente as obrigações acessórias para os clientes do Lucro Presumido, como EFD ICMS/IPI, EFD Contribuições e DCTF.
- No Simples Nacional, realizar a entrega anual da DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais).
- Cumprir as demais obrigações acessórias exigidas, como DIRF e e-Social, quando aplicáveis.
-
Monitoramento de Conformidade
Sieg:
- Monitorar a situação fiscal dos clientes em tempo real, verificando possíveis pendências fiscais, débitos em aberto e inconsistências com a Receita Federal, fiscos estaduais e municipais.
Domínio Sistemas:
- Gerar relatórios periódicos para análise fiscal e contábil, possibilitando uma visão detalhada da carga tributária e identificando oportunidades para ajustes, sempre dentro da conformidade legal.
-
Consultoria e Revisão
Domínio Sistemas:
- Utilizar os relatórios gerados para oferecer consultoria fiscal aos clientes, auxiliando na otimização de processos fiscais e na redução de passivos tributários.
Sieg:
- Analisar as notas fiscais para identificar possíveis erros, como a aplicação incorreta de alíquotas ou categorias fiscais, corrigindo esses problemas antes do envio das obrigações fiscais.
-
Fechamento e Arquivamento
Domínio Sistemas e Sieg:
- Realizar o fechamento mensal do setor fiscal, organizando e arquivando as guias, relatórios e XMLs conforme as exigências legais de armazenamento digital, garantindo conformidade para auditorias futuras e segurança fiscal.
A eficiência no setor fiscal é essencial para o bom funcionamento de um escritório de contabilidade, e a tecnologia desempenha um papel crucial nesse processo. Com o uso de sistemas como Domínio e Sieg, o escritório não só ganha em agilidade, como também reduz o risco de erros e aumenta a satisfação dos clientes. Ao seguir um fluxo de trabalho bem estruturado e apoiado por ferramentas tecnológicas, você poderá otimizar o tempo e aumentar a capacidade do seu escritório, proporcionando resultados melhores para você e seus clientes.
Na Five Works, contamos com a melhor tecnologia do mercado e uma equipe de profissionais altamente capacitados para apoiar o seu escritório de contabilidade em cada etapa do processo fiscal. Estamos prontos para oferecer soluções que garantem mais eficiência, segurança e tranquilidade no seu dia a dia. Deixe-nos cuidar da parte operacional, para que você possa focar no que realmente importa: o crescimento e sucesso do seu negócio.